Modele organizacji instytucjonalnej

Podejmując się próby realizacji projektu wdrożenia usługi miejscowej telewizji lokalnej musimy sobie zdawać sprawę z początkowo ograniczonego potencjału finansowego, a w konsekwencji również potencjału ludzkiego. Wierząc, że podstawową funkcjonalność projektu uda nam się zrealizować nakładem własnym, tzn. z udziałem członków zespołu projektowego, ewentualnie znajomych (np. koleżanek lub kolegów z dziennikarstwa ) musimy być świadomi, że nawet tak mała grupa ludzi mieszcząca się w ramach mikroprzedsiębiorstwa ( lub małego przedsiębiorstwa ) według typologii przedsiębiorstw według standardów Unii Europejskiej musi być odpowiednio zorganizowana. Biorąc pod uwagę docelowy rozwój projektu do rozmiaru

projektu komercyjnego musimy przeanalizować modele organizacji instytucjonalnej oraz rozważyć, który z możliwych modeli będzie najlepiej się sprawdzał w naszym projekcie. Od jakości organizacji projektu (tzn. organizacji wdrażąjącej) zależy efektywność pracy oraz jakość dostarczana użytkownikom.

Na samym początku wyjaśnię pojęcie modelu organizacji. Model organizacji jest to sposób organizacji przedsiębiorstwa oraz zasad jego funkcjonowania. Poprzez ten termin możemy określić między innymi sposób podziału obowiązków, ograniczeń, odpowiedzialności pomiędzy pracownikami oraz wzajemnych relacji pomiędzy nimi. Najbardziej znanym, klasycznym modelem organizacji jest model zaproponowany przez H. J. Leavitta.  Według niego każda organizacja może być postrzegana jako układ 4 elementów: Ludzie, Cele i zadania, Struktura, technologia. Ze względu na strukturę możemy wyróżnić następujące modele :

•    Model organizacji hierarchicznej
•   Model organizacji sieciowej

Model organizacji hierarchicznej wprowadza w strukturze organizacyjnej określony porządek poprzez hierarchizację odpowiedzialności oraz kierownictwa. Zhierarchizowany system jest definiowany jako odpowiedni układ szczebli w strukturze organizacyjnej. Na samym szczycie tej piramidy znajduje się kierownik najwyższej rangi i jest to tzw. decydent. Jest on odpowiedzialny za funkcjonowanie i działanie organizacji jako całości. Pod decydentem, tzn. na niższych szczeblach struktury znajdują się kierownicy odpowiednich szczebli, zaś na samym dole znajduje się człon wykonawczy, w którego skład wchodzą pracownicy, którzy wykonują określone zadania bez odpowiedzialności kierownictwa nad niższymi szczeblami. Model organizacji hierarchicznej można przedstawić za pomocą piramidy :

Rys 1. Model organizacji hierarchicznej

Najistotniejszym elementem ustalenia struktury hierarchicznej jest określenie relacji pomiędzy poszczególnymi szczeblami, czyli ustawienie  powiązań tj. Co jest moim zadaniem? Co jest moim obowiązkiem? Komu podlegam? Dla jakiego szczebla jestem kierownikiem? Istotą więzi hierarchicznych są silne i niezakłócone więzi pionowe, tzn. relacje pomiędzy szczeblem kierowniczymi, a znajdującym się poniżej szczeblem wykonawczym. Więzi poziome w modelu hierarchicznym są mniej istotne. Budując strukturę organizacyjną przedsiębiorstwa opartą na modelu hierarchicznym musimy pamiętać o dwóch podstawowych regułach:

• reguła jednoosobowego kierownictwa mówi, że podczas konstruowania struktury organizacyjnej należy unikać sytuacji w którym stanowisko pracy jest kierowniczo podporządkowane więcej niż jednej osobie. W dobrze zorganizowanej strukturze hierarchicznej każdy pracownik otrzymuje polecenie wyłącznie od jednego kierownika, a taka organizacja pozwala uniknąć sytuacji, w której pracownik otrzymałby 2 sprzeczne ze sobą polecenia/ zadania.
• reguła ustalania racjonalnych granic nadzoru mówi, iż przyporządkowywanie grupy pracowników podwładnych wobec jednego stanowiska kierowniczego musi odbywać się w sposób racjonalny. Inaczej mówiąc nie należy powierzać kierownictwa nad zbyt dużą grupą osób, bo prowadzi to do mało efektywnego wykorzystania zasobów ludzkich oraz słabszego kierownictwa nad grupą. Ogólnie przyjmuje się, że grupa zarządzana przez jedną osobę nie powinna przekraczać 7 osób i jest uznawane to za właściwą rozpiętość kierowania. Jednak rzeczywistą rozpiętość jest zależna od wielu czynników, więc ustala się ją indywidualnie dla każdej organizacji i jej pracowników.

Kolejnym modelem organizacji jest model sieciowy. Model sieciowy powstał w odpowiedzi na gwałtowny rozwój technologii informacyjnych pozwalających na szybszy przepływ informacji. W modelu sieciowym, który jest przykładem modelu rozproszonego główny nacisk położony jest na relacje wzajemne pomiędzy członkami zespołu oraz niezakłócony przepływ między nimi niż na hierarchiczność struktury. Z tego względu uznaje się relacje poziome za bardziej istotne niż relacje pionowe i w konsekwencji pomija się podczas budowania struktury niektóre stanowiska kierownicze (szczególnie średniego szczebla), a ich zadania są powierzane kierownikom oraz pracownikom zespołów zadaniowych, więc mamy do czynienia z przeniesieniem kierownictwa na niższe szczeble struktury. Każdy pracownik ma określone zadanie do wykonania, a kluczem do sukcesu funkcjonowania modelu sieciowego jest odpowiedni przepływ informacji pomiędzy elementami, dostateczna wiedza na temat postępu projektu oraz umiejętność współpracy w zespole. Organizacje oparte na modelu sieciowym są bardziej nastawione na realizację konkretnych zadań, niż na podział władzy.

Na sam koniec należy podkreślić, iż nasz „wyjściowy” model organizacyjny jest oparty na hierarchii. Zgodnie z ustalonym na wstępie podziałem możemy wyróżnić 4 stanowiska kierownicze, które są rozlokowane na 2 szczeblach organizacyjnych. Najwyżej w hierarchii znajduje się CEO, który jest kierownikiem dla następujących stanowisk kierowniczych : CIO, CFO, M&S. Na razie brak w naszej strukturze szczebla wykonawczego. Jednocześnie obserwując współpracę pomiędzy członkami projektu możemy dojść do wniosku, że można w naszej strukturze odnaleźć również elementy modelu sieciowego. Każdy z nas jest odpowiedzialny za swoją część projektu, jednak część ustaleń przeprowadzanych jest wspólnie, tak więc w tym wypadku podstawą realizacji projektu jest umiejętność współpracy. Taki - hybrydowy model współpracy wydaje się na chwilę obecną najlepszym rozwiązaniem, jednak należy się spodziewać, iż w początkowej fazie projektu to model sieciowy wydaje się rozwiązaniem bardziej odpowiednim i zapewne dominującym. Później struktura organizacyjna w przypadku powiększenia liczby osób realizujących projekt będzie wymagała ukierunkowania się na bardziej hierarchiczny charakter.